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Astuce Biloba - Gérer facilement plusieurs niveaux de relances clients

11/04 Astuce Biloba - Gérer facilement plusieurs niveaux de relances clients

Katia est consultante chez Lokoa. Aujourd'hui elle va vous montrer comment gérer plusieurs niveaux de relances clients. Pour mettre en place ces différents stades de relance, vous utiliserez les fonctions de familles d'actions ainsi que le plan de relance.



Créez une famille d'actions pour suivre vos relances

La première étape pour suivre vos relances consiste à créer une famille d'action adaptée.

 

Accédez aux familles d'action

Capture d'écran Biloba : Accès aux familles d'actions

Pour accéder aux familles d'action, dans l'onglet Organiseur, cliquez sur le petit triangle en bas à droite du groupe Organiseur puis sélectionnez Famille d'actions dans la liste.

Capture d'écran Biloba : Nouvelle famille d'action

La liste de vos familles d'actions déjà existantes apparait. Pour en créer une nouvelle, cliquez sur le bouton Nouveau dans le menu Ruban.

 

Créez une famille d'action de type relance

Capture d'écran Biloba : Création d'une famille d'action

Renseignez le code et le nom de la famille d'action. Vous pouvez choisir un type d'action comme Envoi de document.

Cochez la case Action de type relance et sauvez la fiche.

 

Gérez votre plan de relance de factures clients

 

Accédez à votre plan de relance

Capture d'écran Biloba : Accès au plan de relance

Dans l'onglet Financier, cliquez sur le petit triangle en bas à droite du groupe Règlements et cliquez sur Plan de relance dans la liste pour afficher le plan de relance.

Capture d'écran Biloba : Vue du plan de relance existant

Si vous avez déjà créé un plan de relance, il s'affichera sur cette page. Vous pouvez cliquer sur le bouton Nouveau pour créer un nouveau plan de relance ou double-cliquez sur la ligne du plan de relance pour le modifier.

 

Configurez votre plan de relance

Capture d'écran Biloba : Configuration plan de relance

Pour que Biloba puisse faire les propositions de relance, vous devez paramétrer le nombre de jours entre la date d'échéance de la facture et la première action puis entre chaque action. Vous devez également sélectionner l'action souhaitée pour chaque niveau.

Sauvez votre plan de relance pour pouvoir l'utiliser.

 

Gérez vos relances de factures

Une fois que le paramétrage présenté ci-dessus est effectué, vous pouvez gérer les relances de vos factures clients.

Capture d'écran Biloba : Accès aux relances de factures

Pour accéder aux relances de facture, rendez-vous dans l'onglet Financier et cliquez sur le bouton Relances de factures.

Renseignez ensuite la date de calcul souhaitée puis cliquez sur le bouton Actualiser.

Les factures à relancer s'afficheront. Vous pourrez consulter le type et la date de la relance précédente ainsi que la proposition de relance faite par Biloba.

Capture d'écran Biloba : modification de relance

Vous avez la possibilité de modifier la relance proposée en sélectionnant la ligne concernée et en cliquant sur le bouton Changer la relance.

Capture d'écran Biloba : Générer l'action depuis le rapport d'impression

Vous pouvez éditer vos rapports d'impression depuis cette liste et générer automatiquement l'action.

Capture d'écran Biloba : Relances de factures validées

Validez la ligne et actualisez la vue pour mettre à jour les colonnes Code et Date de la Relance Précédente.

Capture d'écran Biloba : Suivi des actions

Les actions effectuées sur la facture sélectionnée sont consultables dans le panneau des actions, à droite de l'écran.

Pour afficher l'ensemble des actions, décochez le filtre dans le panneau Actions : Filtre actions Biloba

A bientôt pour une nouvelle astuce !

Nos témoignageset références

  • Logo La Bocaine, client de Lokoa

    " Avant la mise en place de Biloba, nous avions un manque de centralisation des informations et une redondance de saisie des mêmes informations clients. Nous avions besoin d’un logiciel adapté à notre métier de constructeur et nous avons rencontré Lokoa : une entreprise qui nous ressemble, à taille humaine, à l'écoute de son client. Grâce à Biloba, nous avons un suivi de nos affaires, plus précis, centralisé et accessible par tout le monde. Biloba devient une grande base de données interne qui nous permet de mieux connaitre nos affaires et donc de mieux répondre aux contraintes qui y sont liées (délais, fournisseurs, sous-traitants, suivi administratifs, ...). Ce logiciel a suffisamment de souplesse pour nous permettre de conserver de l’humain dans l’entreprise. La machine doit être au service de l’homme et non le contraire. "

    Denis PAQUEREAU - Président - La Bocaine
  • Mic Signaloc

    “ Par le passé, nous étions dotés d’un logiciel de comptabilité particulièrement rigide. Nous avons alors ressenti le besoin de rechercher un outil plus simple, afin d’optimiser notre gestion quotidienne. Séduits par la complémentarité entre les modules de gestion commerciale et de comptabilité, notre choix s’est porté sur l’ERP de gestion par affaire Biloba. Suite au déploiement de l’outil, nous avons remarqué un gain de temps important dans la gestion de nos tâches. Avec Biloba la consultation est beaucoup plus aisée et la navigation intuitive."

     

    Isabelle ROUX - Comptable - Mic Signaloc
  • E-City Informatique

    " Nous recherchions une solution de gestion flexible, collant parfaitement à notre activité. Nous souhaitions depuis un même logiciel, pouvoir gérer notre cycle de vente, notre stock ainsi que notre atelier. Notre choix s’est alors porté sur Biloba, séduits par son côté paramétrable. Niveau intégration, tout s’est très bien passé grâce à une bonne préparation en amont avec l’équipe Lokoa. Avec l’ERP Biloba, nous bénéficions aujourd’hui d’un processus de vente rapide et performant. Aussi, nous sommes particulièrement satisfaits du module Maintenance/SAV de Biloba, grâce auquel nous avons pu améliorer le suivi de nos interventions en atelier, et optimiser la gestion de nos clients professionnels sous contrat. "

    François MARTI - Gérant - E-City Informatique
  • Logo CIDFF Puy-de-Dôme

    "Nous effectuons des missions d'intérêt public et de par la réglementation, nous devons suivre précisément le temps passé par nos collaborateurs sur nos différentes actions et rendre compte en fin d'année à nos mandataires. Lokoa a adapté le logiciel Biloba à ces contraintes métier et nos équipes ont rapidement pu prendre en main l'outil de planning web partagé. Avec les tableaux croisés, je suis en mesure de sortir toutes les statistiques nécessaires en très peu de temps. La prochaine étape sera de profiter de ce planning pour mieux gérer les compteurs de congés payés."

    Larme MIGNOL - Directrice - CIDFF 63