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Astuce Biloba - Limitez les erreurs grâce à la clôture des saisies

25/05 Astuce Biloa - Clôture des saisies

Eva, consultante chez Lokoa, vous présente la fonctionnalité de Clôture des saisies

La clôture est un principe comptable qui permet d’arrêter les saisies d’écritures au delà d’une certaine date. Biloba étend ce principe à beaucoup d’autres informations comme la saisie des temps, des notes de frais, des achats etc… Cette astuce vous permet de limiter les erreurs de saisie ainsi que de vous assurer de la fiabilité des informations dans le temps.

Après une clôture, les fiches ne pourront plus être dévalidées et donc modifiées ou supprimées, même par l’administrateur.  Aucune nouvelle fiche ne pourra être saisie avant la date de clôture choisie.


 

 

Accéder à l'écran de clôture

Pour accéder à la fenêtre de paramétrage des clôtures, il faut aller dans l'onglet Administration puis cliquer sur le bouton Clôturer.

Capture d'écran : Accès à la fenêtre "Clôturer"

 

Paramétrage de la clôture

Dans cette fenêtre, choisissez le type de fiche que vous souhaitez clôturer, nous prenons les factures d'achat pour notre exemple. 

Pour que la clôture puisse être faite, il faut que les fiches soient validées. Vous pouvez valider automatiquement celles qui ne le sont pas encore depuis l'écran de traitement.

Renseignez la date de clôture puis validez la fenêtre.

Capture d'écran : Paramétrage de la clôture de saisies

Une fois la clôture terminée, on ne peut plus créer de fiche avec une date de document antérieure à la date de clôture ni dévalider les fiches.

A bientôt pour une prochaine astuce !

Nos témoignageset références

  • Logo La Bocaine, client de Lokoa

    " Avant la mise en place de Biloba, nous avions un manque de centralisation des informations et une redondance de saisie des mêmes informations clients. Nous avions besoin d’un logiciel adapté à notre métier de constructeur et nous avons rencontré Lokoa : une entreprise qui nous ressemble, à taille humaine, à l'écoute de son client. Grâce à Biloba, nous avons un suivi de nos affaires, plus précis, centralisé et accessible par tout le monde. Biloba devient une grande base de données interne qui nous permet de mieux connaitre nos affaires et donc de mieux répondre aux contraintes qui y sont liées (délais, fournisseurs, sous-traitants, suivi administratifs, ...). Ce logiciel a suffisamment de souplesse pour nous permettre de conserver de l’humain dans l’entreprise. La machine doit être au service de l’homme et non le contraire. "

    Denis PAQUEREAU - Président - La Bocaine
  • Mic Signaloc

    “ Par le passé, nous étions dotés d’un logiciel de comptabilité particulièrement rigide. Nous avons alors ressenti le besoin de rechercher un outil plus simple, afin d’optimiser notre gestion quotidienne. Séduits par la complémentarité entre les modules de gestion commerciale et de comptabilité, notre choix s’est porté sur l’ERP de gestion par affaire Biloba. Suite au déploiement de l’outil, nous avons remarqué un gain de temps important dans la gestion de nos tâches. Avec Biloba la consultation est beaucoup plus aisée et la navigation intuitive."

     

    Isabelle ROUX - Comptable - Mic Signaloc
  • E-City Informatique

    " Nous recherchions une solution de gestion flexible, collant parfaitement à notre activité. Nous souhaitions depuis un même logiciel, pouvoir gérer notre cycle de vente, notre stock ainsi que notre atelier. Notre choix s’est alors porté sur Biloba, séduits par son côté paramétrable. Niveau intégration, tout s’est très bien passé grâce à une bonne préparation en amont avec l’équipe Lokoa. Avec l’ERP Biloba, nous bénéficions aujourd’hui d’un processus de vente rapide et performant. Aussi, nous sommes particulièrement satisfaits du module Maintenance/SAV de Biloba, grâce auquel nous avons pu améliorer le suivi de nos interventions en atelier, et optimiser la gestion de nos clients professionnels sous contrat. "

    François MARTI - Gérant - E-City Informatique
  • Logo CIDFF Puy-de-Dôme

    "Nous effectuons des missions d'intérêt public et de par la réglementation, nous devons suivre précisément le temps passé par nos collaborateurs sur nos différentes actions et rendre compte en fin d'année à nos mandataires. Lokoa a adapté le logiciel Biloba à ces contraintes métier et nos équipes ont rapidement pu prendre en main l'outil de planning web partagé. Avec les tableaux croisés, je suis en mesure de sortir toutes les statistiques nécessaires en très peu de temps. La prochaine étape sera de profiter de ce planning pour mieux gérer les compteurs de congés payés."

    Larme MIGNOL - Directrice - CIDFF 63