Dématérialisation des factures : obligations légales et avantages
La dématérialisation des factures clients est un sujet de plus en plus récurrent pour les entreprises. Mais quelles sont les obligations légales ? Quelles types d'entreprises sont concernées ? Quels sont les bénéfices que peuvent apporter les factures électroniques ?
Dématérialisation des factures : une obligation pour toutes les entreprises travaillant pour le secteur public
Dans le cadre des marchés publics, l'usage de la facture dématérialisée est obligatoire pour toutes les entreprises travaillant pour le secteur public.
Cette obligation légale s'applique :
- Depuis le 1er janvier 2017 aux grandes entreprises (plus de 5000 salariés)
- Depuis le 1er janvier 2018 aux entreprises de taille intermédiaire (de 250 à 5000 salariés)
- Depuis le 1er janvier 2019 aux PME (de 10 à 250 salariés).
- Depuis le 1er janvier 2020 aux TPE (entreprises de moins de 10 salariés).
Chorus Pro : la plateforme de facturation dématérialisée pour le secteur public
L'AIFE, Agence pour Informatique Financière de l'Etat, a mis ce portail à disposition afin de vous permettre de déposer vos factures et de suivre leur traitement. Si vous êtes un fournisseur de l'Etat, des collectivités territoriales et des établissements publics, vous devez passer par cette plateforme pour transmettre vos factures.
Plus d'informations sur economie.gouv.fr
Le logiciel de gestion Biloba, COMPATIBLE Chorus Pro
Si vous êtes inscrit sur Chorus Pro, vous pouvez déposer vos factures générées par le logiciel de gestion Biloba sur la plateforme.
Pour chacun de vos clients, vous pouvez gérer un mode d'envoi de factures. Notre ERP propose le mode d'envoi de factures Chorus Pro.
Lors de l'édition des factures, les zones des informations nécessaires à Chorus Pro sont prêtes à être complétées :
- Code Service
- Numéro engagement
- Code Marché.
Une fois la facture finalisée, vous pouvez l'exporter dans un format compatible et la déposer sur la plateforme Chorus Pro.
La gestion de votre facturation devient plus facile et plus rapide.
Les factures dématérialisées de plus en plus utilisées également dans le secteur privé
Bien que les factures dématérialisées ne soient pas obligatoires pour les entreprises facturant des particuliers ou d'autres acteurs du secteur privé, elles sont de plus en plus utilisées.
OPTER POUR LES FACTURES DÉMATÉRIALISÉES : QUELS BÉNÉFICES ?
Vous hésitez à sauter le pas des factures électroniques ?
Voici quelques avantages à passer à la dématérialisation des factures :
- un gain de temps grâce à une automatisation des processus
- des économies de papier, d'impression, de courrier postal
- une gestion des documents sécurisés
Quelles mentions obligatoires doivent-être présentes dans une facture électronique ?
Tout comme la facture papier, les mêmes mentions obligatoires doivent être présentes sur votre facture électronique, c'est-à-dire :
- le numéro de votre facture
- la date d'émission de celle-ci
- la date de vente des produits ou de mise en oeuvre des prestations
- les informations d'identification du destinataire et de l'émetteur
- les désignations des produits et/ou services à facturer ainsi que leur quantité
- les montants HT et TTC
- le ou les taux de TVA appliqués à la facture
- votre numéro de TVA intracommunautaire
- les pénalités prévues en cas de retard de paiement
Afin de remplacer votre facturation papier, votre client doit au préalable avoir accepté de recevoir ses factures de manière életronique.
Un logiciel de gestion adapté pour la dématérialisation des factures
Le logiciel de gestion Biloba propose d'autres méthodes de dématérialisation des factures que Chorus Pro. Vous pouvez automatiser le traitement de vos factures pour qu'elles soient envoyées au format pdf par mail ou encore par extranet.
Vous pouvez définir pour chaque client le mode de facture adapté et ainsi faciliter votre facturation au quotidien.
Découvrir le module de Gestion des Ventes du logiciel Biloba.